Сделать бизнес-процессы еще эффективнее — с RKIT Group

— Анатолий Петрович, сколько лет вы работаете с Docsvision?

— В сфере IT мы уже больше 20 лет и 12 лет из них помогаем автоматизировать бизнес заказчиков, используя возможности Docsvision. На этой платформе мы разработали собственную линейку готовых решений, которыми пользуются уже 60 наших клиентов по всей России — более 19 000 пользователей.

— В чем специфика документооборота нефтегазовой отрасли?

— Предприятия нефтегазовой отрасли — крупные, с мощными потоками внутренних документов и сетью контрагентов, что влечет за собой постоянно растущую базу данных и документов, к которой нужен оперативный доступ. 

Непрерывное производство диктует высокие требования к безопасности и отказоустойчивости ИС. Кроме того, есть жесткие корпоративные стандарты и регламенты, высокие требования к внутренней культуре работы с документами. Нужен удобный и надежный архив, разграничения прав доступа к информации и многое другое.

— Ваши решения учитывают все эти требования?

— Да, конечно. Они разработаны специально для предприятий нефтегазовой отрасли с учетом реальной практики.

— Какие специфические процессы вы можете автоматизировать?

— Приведу несколько примеров наших решений.

1. Управление претензионно-исковой работой. С момента предъявления претензии и до исполнения решения последней судебной инстанции можно автоматизировать работу с информацией — сбор, поиск и контроль. 

Решение используется для всех задач юридической службы — работы с претензиями, трудовыми спорами, делами ФАС, судебными делами, обеспечивает общую базу знаний и совместную работу.

В целом это помогает компании избегать штрафов и проигранных дел за счет планирования и отслеживания сроков. Выявлять проблемных контрагентов (используя статистику по контрагентам), отслеживать прецедентные дела, оперативно анализировать договоры. Быстро и качественно готовиться к судам, изучая историю прецедентов. Управление претензионно-исковой документацией реализовано в АО «Ангарская нефтехимическая компания». Еще один из крупных пользователей — Администрация города Иркутска.

2. Управление нормативным обеспечением бизнеса. Как я уже говорил, работа предприятий нефтегазовой отрасли жестко регламентирована.

Поэтому локальные нормативные документы должны быть доступны людям и всегда актуальны. СЭД поддерживает полный цикл работы с нормативной документацией, обеспечивает взаимосвязи между локальными и общекорпоративными нормативными документами

3. Электронный архив технической документации — важная задача для крупных предприятий, проектных институтов. Что ценно — появляется возможность управлять изменениями в документах, в том числе с точностью до конкретного экземпляра продукции, к которой этот документ относится!

— Какие еще внутренние процессы можно охватить?

– Можно легко взять под контроль процесс подачи раличных заявок внутри крупной организации; автоматизировать работу с документами службы управления качеством и другие. СЭД встраивается в имеющийся ИТ-ландшафт предприятия и интегрируется с внутренними ИТ-системами. Например, с корпоративным порталом — ведь это инструмент корпоративного общения, витрина актуальных документов и единая информационная площадка для сотрудников. 

— Приведите примеры интересных проектов из вашей практики.

— В ПАО «Верхнечонскнефтегаз» необходимо было систематизировать процессы нормативного обеспечения, обеспечить их прозрачность, управляемость и доступность для работников (максимально охватив пользователей как в офисе ПАО «ВЧНГ» в Иркутске, так и на месторождении). Система обеспечивает сотрудникам компании доступ к актуальным ЛНД, выявляет связи между действующим фондом ЛНД и ЛНД в стадии разработки и актуализации, между ЛНД компании и документами дочернего общества. Совместно с заказчиком мы создали единую СЭД: автоматизировали базовое делопроизводство, техархив, управление служебными записками и другие бизнес-процессы. 

АО «Ангарская нефтехимическая компания» (АО «АНХК») автоматизировала на базе Docsvision делопроизводство, управление претензиями и исками, управление ОРД и договорами, заявки в ИТ-отдел, организовала доступ сотрудникам к актуальным документам через корпоративный портал. Сократились финансовые и временные затраты на эти процессы, появилось единое информационное пространство всех сотрудников.

«Иркутская нефтяная компания» с внедрением системы обеспечила руководителей возможностью контролировать исполнительскую дисциплину и оптимально распределять нагрузку между сотрудниками. Благодаря автоматизации договорной работы ускорились согласования. Развивая систему самостоятельно, заказчик не только сократил финансовые вложения, но и оперативно вносит изменения в систему, наделяет ее новыми функциями, реагируя на потребности руководителей и рядовых сотрудников. 

С подробными описаниями этих и других проектов вы всегда можете ознакомиться у нас на сайте или обратиться к нам за консультацией.