Николай Авдюшкин

генеральный директор ООО «Эркер» Система электронного документооборота Docsvision в ООО «Газпром добыча Краснодар» безотказноработает уже несколько лет, ежедневно помогая компании не только экономитьвнутренние ресурсы, но и полностью соответствовать современному уровнюэффективности организации рабочих процессов.

О том, какие стадии прошел этотпроект на сегодняшний день, и чего удалось достичь в результате автоматизации,рассказал генеральный директор компании «Эркер» Николай Авдюшкин.

– Расскажите опроекте, какие основные задачи стояли перед интегратором?

– Производственные объекты «Газпром добыча Краснодар»расположены в Краснодарском и Красноярском крае,Ростовской области и Ставрополье, Республиках Адыгея, Калмыкия и Коми. Большое количество пользователей (в компании работает более 3800 человек), территориально распределенная структура, внушительныйобъем документов – были ключевыми параметрами проекта внедрения. Перед компанией «Эркер», ответственной за егореализацию, стояла довольно сложная задача по объединению документационногообеспечения всей компании в системе и созданию решения, позволяющегообрабатывать большой объем информации без потери производительности.

Проект был реализован в 2010 году, и уже после первогоэтапа внедрения Docsvision система стала незаменимым инструментом, позволяющим обрабатывать различныетипы документов компании. Ее использование упреждает возможные ошибки,позволяет проследить маршруты исполнения и согласования, предотвратить потерюдокументов. На данный момент к системе подключены более 500 сотрудниковголовного офиса и территориально удаленных структурных подразделений.

– Что Вы можетеотметить в качестве специфики проекта?

– При внедрении СЭД в крупной компании неотъемлемойсоставляющей проекта является разработка индивидуальных решений и автоматизацияспецифических бизнес-процессов. В случае с крупным заказчиком этого требуютдаже типовые процессы документооборота. В ходевнедрения индивидуального решения, отвечающего всем запросам компании «Газпромдобыча Краснодар», была создана система, в которой на данный момент ужеобработано около 200 000 документов и около 400 000 заданий.

Компания имеет филиальную структуру, что также являетсяспецификой проекта. Внедрение СЭД приносит две несомненных выгоды: ускорениепроцессов, связанных с обработкой данных, и усиление контроля исполнениярегламентов – тем самым, повышение исполнительской дисциплины. Кроме того,создание единого информационного поля с электронным архивом, базой знаний идругими основными документами, значительно упрощает информационноесопровождение бизнеса.

– Были лиавтоматизированы какие-то нестандартные и интересные бизнес-процессы?

– В 2012 году при централизации функций кадрового учета исоздании единого Управления персоналом появилась острая необходимость всоздании единого информационного пространства по работе с кадровыми документамии механизма передачи и согласования документов с использованием программногообеспечения, сертифицированного по ФЗ-152.Поэтому незамедлительно стартовалпроект по автоматизации кадрового документооборота на платформе Docsvision. Сложность проекта на тот момент состояла втом, что на рынке СЭД фактически не было готовых решений по автоматизацииданной предметной области. Поэтому специалисты нашей компании совместно спроектной группой заказчика провели анализ существующих кадровых процессов иреализовали их в СЭД. Благодаря гибкой платформе Docsvision нам удалось реализовать сложную бизнес-логику кадровыхпроцессов максимально просто и удобно для пользователей. Эта уникальнаяразработка позволила сократить сроки обработки и согласования документов приприеме и переводе работников Общества, а также при оформлении выплатсоциального характера. Доступ к новому функционалу получили более 150сотрудников из Управления персоналом, центра подготовки кадров и руководителиструктурных подразделений администрации и филиалов Общества.

Хочу также отметить проект по реализации в СЭДсогласования договорных документов, который был завершен в конце 2013 года. Егорезультатом стало значительное сокращение сроков согласования и упрощение самойпроцедуры, особенно в территориально удаленных филиалах Общества.

– Планируется лидальнейшее развитие функциональных возможностей СЭД?

– Безусловно, процесс развития системы идет постоянно. ВСЭД появляются новые виды документов, автоматизируются новые процессы. Крометого, совместно с проектной группой заказчика мы стараемся постояннооптимизировать уже реализованные в СЭД процессы работы с документами и повышатьудобство работы пользователей.

Проект внедрения СЭД Docsvision в ООО «Газпром добыча Краснодар» – примероптимального выбора инструмента для успешного решения задач повышенияэффективности и прозрачности внутреннего документооборота и бизнес-процессовкомпании. Заложенная гибкость платформы позволит развивать проект дальше с учетомактуальных задач Общества.

ООО «Эркер»