Цена ошибки: зачем цифровизировать работу с нормативными и техническими документами?

Реклама. АО «Информационная компания «Кодекс» ИНН: 7826714668

Erid: 2Ranykrprnc

Эксперты Консорциума «Кодекс» рассказывают о последствиях непродуманного управления нормативными и техническими документами и предлагают решения цифровой платформы «Техэксперт», которые помогут снизить риски.

Материал подготовлен Информационной сетью «Техэксперт»

Фото на обложке: Elnur / Фотобанк Лори

Консорциум «Кодекс» более 30 лет разрабатывает, поддерживает и внедряет ИТ-решения для работы с нормативными и техническими документами на цифровой платформе «Техэксперт». Эксперты Консорциума помогают предприятиям, холдингам и целым отраслям цифровизировать связанные с документами бизнес-процессы, искать слабые места и превращать документ из ограничивающего фактора в развивающий.

За годы сотрудничества с российскими предприятиями команда Консорциума «Кодекс» накопила сотни примеров «кризисного поиска» – то есть ситуаций, когда компания ищет какое-либо ИТ-решение не ради улучшения показателей, а ради экстренного исправления допущенных промахов. К сожалению, вопрос управления нормативными и техническими документами предприятия – не самый очевидный, и многие предприятия начинают системно к нему подходить уже после того, как «грянул гром».

Эксперты Консорциума «Кодекс» подготовили список самых распространенных проблем с нормативными и техническими документами. Его можно использовать как проверочный лист для экспресс-аудита собственных бизнес-процессов и выявления слабых мест.

Источники информации

Актуализация нормативной информации – одна из главных проблем управления нормативными и техническими документами. По статистике, именно использование устаревших версий документов наравне с неосведомленностью о наличии/обязательности того или иного документа приносит предприятиям больше всего головной боли. И головная боль здесь – это не только потерянное время на работу по устаревшим документам и, следовательно, потраченный зарплатный фонд на специалиста, которому придется переделывать всю работу заново. В зависимости от характера «упущенного» документа последствиями могут стать выплаты неустоек за затягивание сроков контракта, исковые заявления контрагентов, административная и в ряде случаев даже уголовная ответственность.

Приведем один из многочисленных примеров такого рода последствий. Ныне действующий пользователь цифровой платформы «Техэксперт», крупное машиностроительное предприятие, ранее в качестве источника правовой информации использовал интернет. Специалисты предприятия нашли на просторах глобальной сети текст стандарта на один из элементов железнодорожного подвижного состава. Разумеется, они задались вопросом, актуальная ли это редакция, но в ссылке, по которой был доступен документ, стояла свежая дата, и этого оказалось достаточно, чтобы взять документ на вооружение и произвести по нему продукцию.

То, что на момент заключения договора эта версия стандарта успела устареть, стало известно только на приемке. Устарел он всего на 3 недели – но этого оказалось достаточно для забраковки всех изделий партии, поскольку обновленный документ содержал критические изменения, которые влияли на характеристики продукции. Как итог – сорванные сроки, выплата неустойки, затраты времени на переделывание документации и изготовление новой партии за счет производителя. Ошибка стоила предприятию достаточно дорого для того, чтобы искать и успешно найти решение такого рода проблем.

Что делать, чтобы не наступить на те же грабли? Определить легитимный источник нормативной информации и механизм получения актуальных версий всех необходимых документов. Это можно делать «вручную», отслеживая принятие новых стандартов по официальным источникам и получая актуальные копии непосредственно от разработчиков документов день в день, но это довольно дорого, ведь, кроме оплаты труда ответственного сотрудника, нужно учитывать и оплату правообладателям стандартов. Другой вариант – установить профессиональную справочную систему (ПСС), актуальность которой обеспечивается большой командой специалистов, автоматизированным сбором информации с официальных сайтов и договорами с разработчиками документов.

Одним из лидеров рынка таких систем является Консорциум «Кодекс». ПСС под брендами «Кодекс» и «Техэксперт» содержат не только колоссальный (суммарно более 100 млн документов) и ежедневно актуализируемый фонд нормативной информации. Множество дополнительных аналитических материалов, консультации экспертов, готовые образцы, формы и алгоритмы действий для специалистов, возможность задать вопрос в профильное ведомство, отзывчивая поддержка и умные программные сервисы по обработке содержимого документов – вот причины, по которым ПСС «Кодекс»/«Техэксперт» ежедневно используют специалисты 10 тыс. предприятий по всей России.

Единое цифровое пространство

Еще один кейс, на сей раз из нефтегазовой отрасли: предприятие обладало актуальной базой внешних нормативных документов, но специалисты работали по внутренним. При этом управление внутренними документами цифровизировано не было, как не был выработан и механизм актуализации внутренних документов не по регламенту (раз в 2 года), а по событию-триггеру (изменение внешнего документа-источника). Итог даже при наличии актуальных внешних документов в доступе тот же самый: работы, проведенные по устаревшему внутреннему документу, их несоответствие текущим нормативным требованиям, штраф плюс исправление всех недочетов за счет исполнителя. И бонус в виде невозможности пройти аудит системы менеджмента качества: ГОСТ Р ИСО 9001-2015 недвусмысленно требует поддерживать внутреннюю нормативную базу в актуальном состоянии.

Очевидно, что во избежание подобных проблем нужно вовремя актуализировать внутренние документы вслед за изменением статуса внешних. Вопрос в том, как это обеспечить: при наличии обширного внутреннего фонда проверять актуальность каждого ссылочного документа по внешней базе очень трудозатратно, не говоря уже о риске ошибки из-за человеческого фактора.

У разработчиков платформы «Техэксперт» есть ответ: нужно объединять внешние и внутренние документы предприятия в едином контуре и связывать их перекрестными ссылками. Уже 10 лет Консорциум «Кодекс» поддерживает и улучшает Систему управления нормативной и технической документацией (СУ НТД) «Техэксперт». В сердце системы находится Единый фонд электронной нормативной документации предприятия, к которому можно подключить и приобретенные ПСС «Кодекс»/«Техэксперт», и самостоятельно пополняемый внутренний банк документов.

Изначальным запросом пользователей СУ НТД было уравнять цифровую зрелость внутренних документов и внешних, сделать внутренние документы предприятия такими же удобными для программной обработки и последующего анализа, как документы из ПСС «Кодекс»/«Техэксперт». В то же время общее цифровое пространство Единого фонда позволило реализовать ряд дополнительных сервисов – например, сквозной интеллектуальный поиск по внутренним и внешним документам и контроль актуальности ссылочных документов.

Что такое контроль актуальности? Это функционал СУ НТД, которая в один клик найдет все документы Единого фонда, содержащие ссылки на устаревшие источники, сами просроченные ссылки визуально выделит в тексте документа и предложит альтернативу в виде действующего документа, принятого взамен устаревшего. Кропотливая многомесячная работа, результаты которой устаревают еще до ее завершения, выполняется за несколько минут и автоматически. Когда представители крупных промышленных предприятий с огромными внутренними фондами видят этот фокус впервые, вопрос, зачем цифровизировать работу с нормативными документами, отпадает сам собой.

Регламент и исполнительская дисциплина

Еще один пример, на сей раз собирательный: на предприятии есть Единый фонд с включенными в него ПСС, внутренний фонд также переведен в цифровой вид и дисциплинированно актуализируется, и вся эта система даже вписана в организационно-распорядительные документы компании как единственный легитимный источник нормативной информации.

Но это все на бумаге и, может быть, в подразделении, ответственном за ведение внутреннего фонда. На местах, у реальных исполнителей нормативных требований, ситуация может отличаться. Кто-то ничего не слышал ни о какой информационной системе предприятия и продолжает скачивать документы из интернета. Кто-то знает о системе, но не умеет с ней работать и после нескольких неудачных поисковых запросов опять же идет в интернет – и хорошо, если не к генеративным нейросетям. Кто-то предпочитает работать по старинке, с бумажными копиями – и, распечатав документ из Единого фонда полгода назад, понятия не имеет, что он уже 3 месяца как отменен. Кто-то пользуется системой, но нечасто и без глубокого знакомства с ее возможностями. А кто-то, напротив, пользуется всеми преимуществами Единого фонда, но не на благо компании, а ради передачи конфиденциальной информации третьим лицам.

Все это реальные кейсы наших пользователей – которые (за исключением последнего) вовсе не говорят о вредительстве или саботаже сотрудников компании. Люди всегда работают так, как они привыкли, – чтобы изменить годами сформированные процессы, нужно проявить управленческую волю.

У внедрения того или иного решения, особенно вспомогательного, в бизнес-процессы каждого подразделения и отдельного сотрудника есть 3 важных компонента.

Первый компонент – документационное сопровождение. Использование конкретных источников информации и порядок работы с ними должны быть включены не только в документы высшего уровня, но и в регламенты и инструкции, описывающие конкретные бизнес-процессы. Если в инструкции написано, что на каком-либо этапе исполнитель должен обратиться к Единому фонду предприятия и проверить актуальность нескольких документов, сотрудник сделает это с гораздо большей вероятностью.

Второй компонент – время на обучение работе с системой, которое требуется при внедрении любого нового ИТ-решения. СУ НТД многому научит пользователя сама, но более глубокое знакомство с возможностями системы необходимо, чтобы повысить эффективность работы и окупить расходы на ее приобретение.

И, наконец, третий компонент – программные сервисы для улучшения исполнительской дисциплины. СУ НТД «Техэксперт» обладает целым набором таких сервисов, автоматизирующих рутинный ручной труд: это и контроль ознакомления, и ограничение на печать файлов, и учет выданных копий, и регулярные напоминания для ответственных за актуализацию документа лиц. Наконец, отдельная подсистема отвечает за мониторинг всех действий пользователей СУ НТД. Помимо улучшения исполнительской дисциплины, это способствует профилактике информационных утечек: ничто так не сохраняет интеллектуальную собственность организации в целости и сохранности, как знание сотрудников о том, что о каждом скачивании или печати документа станет известно с гарантией.

Не только кнут, но и пряник

Поздравляем: вы приобрели внешнюю нормативную базу, упорядочили внутренний фонд документов и разными способами заставили сотрудников пользоваться Единым фондом. Последние приобрели множество мелких дополнительных обязанностей и тихо ненавидят их источник, даже если на рациональном уровне понимают его полезность.

Возможно, «ненавидят» – слишком громкое слово, но суть от этого не меняется: не стоит выдавать сотрудникам новые обязательства и не дополнять их бонусами. Это может нивелировать всю ощутимую пользу, которую пользователи получат вместе с новыми обязанностями.

Разработчики СУ НТД предусмотрели такой бонус, косвенно влияющий и на исполнительскую дисциплину. Речь идет о цифровом кабинете – персонализированном рабочем пространстве с набором нужных документов, которое можно создать под конкретный бизнес-процесс, подразделение и даже отдельного специалиста с его обязанностями. Сюда же, в цифровой кабинет, можно вывести ссылки на внешние ресурсы, а также документы на ознакомление и актуализацию.

Цифровой кабинет – это все необходимые документы с доставкой к рабочему месту. Такой сервис пригодится как опытному высококвалифицированному специалисту, чье рабочее время жалко тратить на стереотипные действия, так и новичку, который только входит в рабочие процессы предприятия. Новичку даже, пожалуй, больше: грамотно настроенный цифровой кабинет – это готовый самоучитель по бизнес-процессам организации.

Узнать больше о возможностях цифровой платформы «Техэксперт» можно по электронной почте spp@kodeks.ru или телефону 8 (800) 505-78-25.